O Aprendizado Intra-Projeto

A execução de qualquer tipo de projeto gera conhecimento. Integrantes da equipe de projeto e mesmo aquelas pessoas com participação pontual terminam um projeto sabendo mais do que sabiam quando o projeto começou. É natural que o conhecimento adquirido em um projeto seja aplicado no mesmo, em fases subsequentes ou mesmo no “dia seguinte”. Isso ocorre mesmo quando nenhum processo formal é instituído.

Mas nós buscamos a formalização do processo de aprendizado com o intuito de transferir para outras equipes o conhecimento adquirido.

Quando o projeto utiliza alguma variação do modelo de ciclo de vida chamado “cascata” (ou waterfall), existem poucas oportunidades para transferência de conhecimentos. A diferença do tipo de trabalho executado em cada etapa elimina possibilidades de troca de conhecimento que não sejam aquelas formalizadas nos artefatos gerados. Não existem, portanto, boas oportunidades para que o aprendizado ocorra de forma programada durante a execução do projeto.

Projetos que utilizam o modelo waterfall se limitam a gerar documentos de “Lições Aprendidas” e “Ações Corretivas”, que são produzidos e liberados na fase final de um projeto, como prevê o PM-BoK. Eventos chamados de “reuniões postmortem” ou “workshops de reflexão” podem ser executados no sentido de realizar uma retrospectiva do projeto que se encerra. Veremos nos capítulos seguintes que documentos de “lições aprendidas” podem ser utilizados em processos de aprendizado inter-projetos, quando estes ocorrem de forma sequencial. Mas o valor que eles agregam é relativamente pequeno.

Já os projetos que utilizam ciclos de vida baseados em modelos iterativos (cíclicos) e incrementais oferecem melhores oportunidades de aprendizado durante a sua execução. Isto se dá porque cada ciclo que se encerra obriga a realização de uma revisão, uma formalização de seu término e o planejamento da próxima iteração. Eventos semelhantes às retrospectivas postmortem podem ser executados, municiando ciclos posteriores com compilações das lições aprendidas e ações corretivas.

O RUP é um processo cíclico e incremental. Apesar de sua versão padrão não tratar especificamente de oportunidades de aprendizado, é relativamente fácil extendê-lo no sentido de formalizar processos de aprendizagem. O workflow da disciplina Gestão de Projetos prevê a execução de uma fase de “Fechamento” (Close-out Phase) no encerramento de cada ciclo. Este é o melhor momento para a realização formal de um processo de aprendizado. Veja mais no box “Incrementando processos de aprendizado no RUP”.